Sponsoreret af Comwell Hotels

En heldagskonference for 100 deltagere løber hurtigt op. Lokaler, forplejning, eventuel overnatning, transport og ikke mindst den tabte arbejdstid — samlet set er det realistisk at lande på 150.000-200.000 kroner for en enkelt dag. For en større konference over flere dage kan beløbet nemt fordobles.

Alligevel er det de færreste virksomheder, der systematisk evaluerer, hvad de faktisk fik ud af investeringen. Konferencen afholdes, deltagerne kører hjem, og hverdagen tager over. Men hvad ændrede sig egentlig?

Tre elementer, der afgør afkastet

Mødeforskning peger på tre faktorer, der konsekvent afgør, om en konference skaber værdi eller blot forbruger ressourcer.

Det første er "formålet": Overraskende mange møder afholdes uden et klart defineret mål. "Vi plejer at holde en årskonference" er ikke et formål — det er en vane. Et klart formål lyder f.eks.: "Deltagerne skal forlade mødet med en fælles forståelse af strategien og tre konkrete initiativer, de kan handle på mandag morgen."

Det andet er "rammerne": Lokalet, opsætningen, teknikken, forplejningen, pauserne — det hele påvirker deltagernes evne til at koncentrere sig, engagere sig og fastholde det, de har hørt. Et forkert lokale kan underminere selv det bedste indhold.

Det tredje er "eksekveringen": De bedste intentioner og rammer falder til jorden, hvis ikke der er professionel styring på dagen. Teknik, der ikke virker, forplejning, der kommer på forkerte tidspunkter, og logistik, der ikke hænger sammen — det er alt sammen støj, der stjæler fokus fra indholdet.

Professionel mødeplanlægning som værktøj

Det er præcis de tre elementer, som Comwell har bygget deres MeetingDesign-koncept omkring. Hos Comwell finder du professionelle konferencefaciliteter i hele Danmark, og når en virksomhed booker en konference, starter processen med en dialog om formål og mål — ikke om antal stole og sandwichtyper.

"Selv om vores MeetingDesignere sidder over hele landet, så får man den samme professionelle vejledning. Alle vores medarbejderne har en forståelse for, hvorfor vi spørger ind til formålet med mødet, og hvorfor det er vigtigt at sikre udbyttet. Forståelsen sikres gennem en kontinuerlig sparring, undervisning og kompetenceudvikling," siger Erfa-formand for MeetingDesignerne i Comwell Hotels og hoteldirektør for Comwell Køge Strand, Pernille Pokriva.

En dedikeret MeetingDesigner tager altså ansvar for, at de praktiske rammer understøtter det specifikke formål. Det omfatter alt fra lokaleopsætning og AV-udstyr til forplejningens timing og pausernes placering i programmet.

"Det føles trygt at arrangere konferencer, retreats og events hos Comwell. At hjælpe med de opgaver, der er forbundet med et af disse, virker til at være en af Comwells kernekompetencer, og det er virkelig nyttigt," som en gæst på Comwell Køge Strand udtrykker det.

Regn på det

For den omkostningsbevidste virksomhed handler det ikke om at bruge flere penge på møder — men om at bruge dem klogere. En konference til 200.000 kr., der resulterer i en konkret strategisk retning og målbar handlekraft, er en god investering. Den samme konference, hvor halvdelen af deltagerne tjekkede mails under præsentationerne, er det ikke.

Forskellen ligger sjældent i indholdet. Den ligger i rammerne, planlægningen og eksekveringen — de elementer, der er sværest at få øje på i budgettet, men som afgør, om investeringen bærer frugt.

Og det er måske den vigtigste indsigt: Afkastet på en konference afgøres ikke den dag, den afholdes. Det afgøres i den planlægning, der ligger forud.